Tem situação mais improdutiva do que você ser escalado para uma reunião e ao final não compreender qual a finalidade de sua presença em tal encontro?

Pois bem, essa é uma reclamação recorrente na maior parte das empresas. Um levantamento entre executivos e gerentes de nível médio feito pela Revista Exame Vocês/a, revelou que apenas 56% das reuniões eram produtivas e que telefonemas, memorandos, e-mails ou teleconferências poderiam ter substituído mais de 25% das reuniões realizadas.

Lembrando que toda reunião custa tempo e dinheiro, por isso precisa ter objetivos claros, contar com as pessoas certas e levar à decisões que resultam em ações. Portanto, uma reunião começa bem antes da hora marcada com uma pergunta básica, para que vai servir essa reunião?

 O economista John Maynard Keynes coloca que “se não houver um propósito para uma reunião, nenhum planejamento poderá compensar essa falha. O resultado será um desperdício bem planejado de tempo e energia.” (Bárbara J. Streibel, p.16, 2008).        

O impacto de reuniões bem planejadas podem contribuir para melhorar a eficiência da equipe, maximizar a criatividade e gerar ideias. Uma reunião pode ser informativa, motivacional, para tomar decisões, ou receber contribuições. Reflita qual desses é o objetivo de remover o pessoal   das tarefas do trabalho para promover um encontro. Pense que: se for informativa, um e-mail não resolveria; se a tomada de decisão precisa ser presencial (quando o caso de uma simples votação); e se as contribuições necessitam realmente serem expositivas.   

Decidido que vale a pena reunir o pessoal, pense no tempo dedicado ao tema, reuniões de mais de 1 hora são cansativas e improdutivas. Delimite o tempo de cada pauta e não deixe os mais falantes dominarem o encontro. Uma ata é sempre bem-vinda, pois registra o que foi definido com mais precisão e serve de guia para os próximos passos.

A habilidade de conduzir uma reunião é essencial em qualquer empresa ou corporação e há muitas questões sobre esse assunto que necessitam de compreensão e treinamento. Caso queira melhorar esse processo e obter o máximo das reuniões encare essas dicas como um pequeno incentivo para tornar esses encontros mais produtivos.

Se precisar de mim, chama no @consultora.lizeburigo